Een werkplek moet praktisch zijn en zo ingericht dat de medewerker minimaal belast wordt. Een goed ingestelde werkplek is op maat ingesteld voor de medewerker en daardoor vrijwel uniek. Medewerkers met dezelfde lichaamlengte kunnen bijvoorbeeld verschillende armlengten hebben.

Goede voorlichting omtrent instelling van de werkplek speelt hierbij een belangrijke rol. Wanneer medewerkers goed op de hoogte zijn van mogelijkheden van een werkplek en van een juiste werkhouding kunnen ze zelf zorgen voor een optimale inrichting van hun werkplek.

Een medewerker kan toch klachten ervaren die terug te voeren naar zijn werkplek. Hierbij kunnen diverse oorzaken een rol spelen. Denk aan de instellingen van de bureaustoel, de autostoel of de werktafel of de plaatsing van het beeldscherm. Een bekende klacht die ontstaat door onjuist gebruik van een werkplek is RSI (Repetitive Strain Injury) tegenwoordig ook wel CANS (Complaints on Arms, Neck and/of Shoulders) genoemd. Maar ook klimaat of een matige luchtkwaliteit kunnen voor klachten zorgen.

Door tijdig klachten te signaleren en deze serieus te nemen kan worden voorkomen dat een medewerker uitvalt. Overleg tussen werkgever en medewerker zijn hierbij essentieel. Eventueel kan een beroep op een deskundige van de arbodienst worden gedaan voor het uitvoeren van een werkplekonderzoek.

Tijdens een werkplekonderzoek worden specifieke mogelijkheden en beperkingen besproken. Hierbij wordt geadviseerd over de optimale inrichting van de werkplek en werkhouding. Maar ook bijvoorbeeld over de aanschaf van een beeldschermbril.

Om klachten te voorkomen kan het zinvol zijn bij aanschaf van nieuw meubilair advies te vragen van een objectieve deskundige, bijvoorbeeld van de arbodienst.