Inloggen - Rienks Arbodienst

Inloggen

Open het verzuimsysteem door op het door uw organisatie gebruikte systeem aan de rechterkant te klikken

Datakluis

Dagelijks gebruik Datakluis door Werkgever

Informatie over Datakluis

Informatie over de verwerkersovereenkomst

Vragen en antwoorden Datakluis

Instructiemateriaal VerzuimXpert

Snelgids VerzuimXpert

Veelgestelde vragen en antwoorden

1. Ik kan niet inloggen in Xpertsuite / mijn account is geblokkeerd?

  • Wachtwoord vergeten: neem contact op met Rienks, we resetten uw wachtwoord.
  • Inlognaam vergeten: neem contact op met Rienks, wij geven u deze door.
  • Beveiligingsvraag; maak een keuze en noteer het antwoord.
  • Google Authenticator: deze kunt u via playstore uploaden op uw telefoon.
  • SMS inlog: deze code bestaat uit letters en/of cijfers, de letters zijn altijd kleine letters.
  • Telefoon vergeten: u kunt uw back-up code gebruiken, noteer deze ergens

Contactgegevens Rienks: Servicedesk T 033 4942280

2. Hoe verwerk ik een ziek / herstelmelding in Xpertsuite?

Instructie ziek/herstelmelding in VX

Ziek

Op het home scherm staan rechts de ‘tegels ’met acties en klik op ziekmelden.

Vul in het scherm bij dossier de betreffende naam van de werknemer in, daarna de gele knop eronder ‘naar ziekmelden”

Vul verzuimclassificatie in via het scroll down menu, eerste  ziektedag, als het ziekte ten gevolge van zwangerschap is deze dan aanvinken, verzuimstatus staat standaard op volledig ziek en eventueel kan het notitieveld gevuld worden en dan opslaan.

Hersteld

Op het home scherm staan rechts de ‘tegels ’met acties en klik op beter melden.

Vul in het scherm bij dossier de betreffende naam van de werknemer in, daarna de gele knop eronder ‘naar dossier’

Daar kan je de werknemer volledig hersteld melden op de aangegeven datum of een andere datum, of deels hersteld melden. Er is ook de keuze voor een andere reden hersteld melden bijvoorbeeld, ziek uit dienst, WIA of overlijden. Zo wordt het betreffende traject gesloten en komen er geen taken meer naar voren.

3. Hoe kan ik een oproepverzoek in Xpertsuite indienen?

Instructie voor oproepverzoek

Op het home-scherm staan rechts de ‘tegels’ met acties en klik op oproepverzoek.

Daarna komt het volgende scherm in beeld en deze vult u met de naam van de betreffende persoon die u wilt oproepen.

U komt vervolgens in het invulscherm (zie hieronder) van een het oproepverzoek terecht deze vult u met de volgende gegevens:

Traject: goed kijken waar het traject op staat, meeste is het het lopende traject;

Spreekuursoort: Deze staat standaard altijd ingevuld als ‘arts, Actueel Oordeel WIA’ maar is meestal een ander soort spreekuur. Klik op het pijltje rechts en het scroll down menu verschijnt en dan kunt u daar de juiste keuze maken,  1e afspraak of vervolgafspraak e.d.

Afspraak gewenst tussen: periode aangeven wanneer de WN  opgeroepen kan worden;

Locatie: deze aangeven;

Gewenste specialist: betreft de bedrijfsarts, casemanager;

Vraagstelling: Daar kunt u als WG vragen stellen aan de bedrijfsarts/ casemanager over de WN indien nodig.

Als al het nodige is ingevuld kunt u op opslaan klikken en dan wordt het oproepverzoek verzonden (u ontvangt geen bevestiging hiervan) en in behandeling genomen.  De WN ontvangt de uitnodiging.

 

4. Hoe kan ik een Werknemer/ Afdeling toevoegen?

Nieuwe werknemer toevoegen

Op het startscherm ziet u aan de rechterkant het kopje Acties. Daaronder staan een aantal ‘tegels’ waar u diverse acties mee kunt uitvoeren, waaronder onderstaande tegel: Toevoegen.

Als u hierop klikt krijgt u vervolgens de keus uit Werknemer toevoegen en Afdeling toevoegen en in dit geval kiest u voor ‘werknemer toevoegen’.

Vervolgens opent er een formulier waar u alle gegevens van de werknemer in kunt voeren, waarbij de met een ster vermelde velden verplichte velden zijn en vervolgens klikt u opslaan.

Mocht u een foutmelding krijgen dan scrolt u even door het document en kijkt of er een rood veld oplicht. Dit kunt u dan nog aanvullen en opnieuw opslaan.

Wat nogal eens fout gaat dat het vakje met BSN-nummer aangevinkt is, maar geen BSN-nummer is ingevuld en dan krijgt u ook een foutmelding. In dat geval moet u het vakje even uitvinken en kunt u het alsnog opslaan.

Bij de dienstverbandgegevens kunt u indien nodig een afdeling toevoegen (daarin wordt om de contactgegevens voor het UWV gevraagd, indien die niet bekend zijn kunt u daar b.v. een spatie zetten om het op te kunnen slaan).

Als de betreffende functie er niet tussen staat kunt u deze ook toevoegen. Er opent dan ook weer een nieuw invulveld waarbij u bij de naam en de code precies dezelfde omschrijving invult. Vervolgens klikt u op ‘voeg toe’.

Afdeling toevoegen door werkgever

Op het homescherm staat een tegel met het volgende icoon:

Klik op afdeling toevoegen, er opent een nieuw scherm welke u invult en vervolgens klikt u op  opslaan (met *  zijn verplichte velden)

Een afdeling verwijderen kunt als werkgever niet zelf.
Betreffende afdeling(en) moet(en) leeg zijn, dus geen WN’s en dan kan het per mail aan secretariaat@arbodienst.nl doorgeven worden. Wij kunnen betreffende afdelingen vervolgens voor u verwijderen.

5. Hoe kan ik als werkgever alle werknemers zien in Xpertsuite?

De organisatiestructuur

De organisatiestructuur is weer terug van weggeweest. Sinds de nieuwe look & feel van Verzuimexpert (VX) was deze verdwenen maar op het verzoek van  veel van onze klanten is deze weer teruggekomen. Wel in een andere vorm.

De organisatie structuur zit niet meer aan de zijkant van Verzuimexpert maar is een onderdeel geworden van de Portal (homescherm/ startpagina).

U dient de organisatiestructuur zelf uit te klappen en dat doet u door op het pijltje ernaast te klikken.

Vervolgens kan u op de driehoekjes naast de afdeling klikken om de medewerkers te vinden.

Als u op de medewerkersnaam klikt gaat u naar de betreffende medewerker.

6. Hoe kan ik het dienstverband wijzigen / uit dienst registreren?

Werknemersgegevens wijzigen

Indien u NAW gegevens, het contract van een werknemer of bijv. de afdeling waar de werknemer deel van uit maakt wilt wijzigen, kunt u dit als volgt doen:

U zoekt via het zoekveld het dossier van de betreffende werknemer op. Als u in het dossier zit, ziet u aan de rechterkant dit scherm:

Bij de functie-/afdeling-gegevens ziet u drie streepjes onder elkaar staan. Zie rood omcirkeld op de afbeelding. Als u daar op klikt, kunt u vervolgens kiezen voor de volgende opties:

En vervolgens kunt u de betreffende gegevens wijzigen en opslaan.

7. Waar kan ik in het dossier documenten inzien / uploaden?

Instructie dossier documenten inzien

U gaat naar het betreffende dossier van de werknemer via dossier zoeken. Dan komt u automatisch terecht in tab ‘overzicht’ waar u de NAW gegevens, ziektetrajecten, WG gegevens kan vinden.

Meer naar rechts staat de tab ‘trajectendossier’ daar kunt u op klikken.

In de printscreen hierboven staat in het felblauw ‘alle trajecten’ aan, normaliter staat deze op ‘alle lopende trajecten’ we adviseren u deze naar ‘alle trajecten’ om te zetten.

Dit scherm is verdeeld in de vakken Gevalsdossier, verzuimXpert documenten; daar staan de terugkoppelingen van de gesprekken met bedrijfsartsen en casemanagers, UWV-documenten zoals probleemanalyse, 42 weekse melding e.d. Als u op het document klikt dan kunt u de inhoud lezen.

Het volgende vak is oproepbrieven, waar alle brieven voor de afspraken in staan, als u op de brief klikt opent deze en kunt u de inhoud lezen. Als er een enveloppe aan het eind van de regel staat kunt u daar ook op klikken en zien dat de uitnodiging of document per mail is verzonden.

In het vak ‘geïmporteerde documenten, kunt u de documenten vinden die u heeft geupload mocht dit nodig zijn. Hiervoor is een andere instructie aanwezig.

 

Document in dossier voegen

Ga in het trajecten dossier naar ‘Geïmporteerde documenten’ en klik aa rechterkant op het pijltje  wat omhoog wijst. Zie afbeelding:

 

Vervolgens opent een nieuw veld waar u kunt kiezen voor het ziektetraject waar het betrekking op heeft (of trajectonafhankelijk).

En weer op het pijltje naar boven klikken, dan kunt u het betreffende document uploaden.

8. Kan ik een training Xpertsuite volgen?

Wij bieden gratis trainingen aan op de volgende data in 2020:

Donderdag 25 juni, 24 september en 19 december van 13.30 tot 15.30 uur;

opgeven via verzuimexpert@arbodienst.nl. Locatie Storkstraat 28, Leusden.

9. Mijn vraag staat er niet tussen, bij wie kan ik terecht?

U kunt contact opnemen met ons via het telefoonnummer 033-4942280 voor VerzuimXpert gerelateerde vragen.

10. Hoe kan ik in VX een overzicht uitdraaien van de geplande spreekuren?

11. Hoe werkt een digitaal spreekuur voor een medewerker?

12. Hoe meld ik een werknemer uit dienst bij VX?

Hierbij de handleiding.

13. Maken van een factuurspecificatie in VX

De specificaties van een factuur zijn terug te vinden in de Statistieken van VX. Vind hier een korte uitleg.